Contoh surat rasmi
Contoh surat rasmi: permohonan, aduan, jemputan dan makluman
Empat surat lengkap, semuanya ikut susunan yang sama: alamat pengirim, penerima, tarikh, salam, perkara, isi bernombor dari 2, penutup dan tandatangan. Setiap satu boleh disalin, dicetak, atau dibuka dalam penyusun untuk ditukar kepada butiran anda.
Nama, organisasi dan alamat dalam semua contoh ini rekaan. Susunan surat diterangkan bahagian demi bahagian di halaman format surat rasmi.
Contoh surat rasmi permohonan
Bila guna: memohon kebenaran, kemudahan atau bantuan daripada pejabat, pengurusan bangunan atau organisasi.
Contoh surat permohonan ini daripada persatuan penduduk yang mahu meminjam dewan. Permintaannya terus dinyatakan dalam perenggan pertama. Tarikh, masa dan bilangan orang di perenggan 2 dan 3, dan janji membersihkan dewan di perenggan 4.
No. 2, Jalan Melur 3,
Taman Seri Melur,
45990 Bandar Tasik Kenari,
Selangor
Dewan Serbaguna Seri Melur,
Jalan Kenari 1,
45990 Bandar Tasik Kenari,
Selangor
Tuan,
PERMOHONAN MENGGUNAKAN DEWAN SERBAGUNA SERI MELUR UNTUK GOTONG-ROYONG DAN JAMUAN PENDUDUK
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas. Persatuan Penduduk Taman Seri Melur ingin memohon kebenaran pihak tuan untuk menggunakan Dewan Serbaguna Seri Melur bagi program gotong-royong dan jamuan penduduk.
Program ini dirancang pada hari Sabtu, 21 November 2026, dari jam 7.30 pagi hingga 1.00 tengah hari. Kami menjangkakan kira-kira 80 orang penduduk akan hadir, termasuk warga emas dan kanak-kanak.
Kami memerlukan dewan utama, 10 buah meja dan 80 buah kerusi. Susun atur yang dicadangkan dan senarai ahli jawatankuasa yang bertugas disertakan di Lampiran A.
Pihak persatuan akan memastikan dewan dibersihkan dan semua peralatan disusun semula sebelum jam 2.00 petang. Kami juga bersedia membayar sewa atau deposit mengikut kadar yang ditetapkan oleh pihak tuan.
Kerjasama dan perhatian daripada pihak tuan kami dahului dengan ucapan terima kasih.
Yang benar,
AMIRUL HAKIM BIN ROSLAN
Setiausaha
Persatuan Penduduk Taman Seri Melur
- Pengerusi, Persatuan Penduduk Taman Seri Melur
Ubah untuk surat permohonan lain
- Memohon bantuan atau sumbangan: tukar ayat pertama kepada "ingin memohon jasa baik pihak tuan untuk mempertimbangkan sumbangan bagi menampung kos ...".
- Kemudahan itu percuma? Buang ayat tentang sewa atau deposit di perenggan 4.
- Permohonan atas nama sendiri, bukan persatuan: tukar "kami" kepada "saya" dan pilih ayat penutup "... saya dahului dengan ucapan terima kasih".
Contoh surat aduan
Bila guna: membuat aduan bertulis kepada syarikat atau pembekal selepas aduan melalui telefon tidak selesai.
Surat aduan yang jelas menyebut fakta dan tarikh, bukan perasaan. Contoh surat rasmi aduan ini kepada pusat servis yang lambat membaiki barang dalam tempoh waranti. Nombor tugasan dimasukkan dalam perkara supaya mudah dikesan, dan baris u.p. memastikan surat sampai kepada penyelia bengkel.
No. 15, Jalan Cempaka 2/4,
Taman Cempaka Harmoni,
31990 Bandar Lembah Kenari,
Perak
Pusat Servis Baiki Rapi,
Lot 8, Jalan Industri Kenari 2,
31990 Bandar Lembah Kenari,
Perak
(u.p.: Penyelia Bengkel)
Tuan,
ADUAN KELEWATAN MEMBAIKI MESIN BASUH DALAM TEMPOH WARANTI (NO. TUGASAN BR-26-0815)
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas. Saya ingin membuat aduan tentang kelewatan membaiki mesin basuh saya yang dihantar ke pusat servis tuan pada 14 September 2026 dan masih dalam tempoh waranti.
Semasa mesin itu diterima, kakitangan tuan memaklumkan bahawa baikan akan siap dalam tempoh tujuh hari bekerja. Lima minggu sudah berlalu. Mesin itu belum dipulangkan dan saya belum menerima sebarang penjelasan bertulis.
Saya telah membuat susulan melalui telefon pada 25 September, 2 Oktober dan 9 Oktober 2026. Setiap kali, saya diberitahu alat ganti masih dalam pesanan, tanpa tarikh siap yang jelas.
Sehubungan itu, saya memohon pihak tuan menyiapkan baikan dan memulangkan mesin itu selewat-lewatnya pada 30 Oktober 2026, atau memberikan penjelasan bertulis berserta tarikh siap yang pasti sebelum tarikh tersebut.
Bersama-sama surat ini saya sertakan salinan resit penerimaan barang di Lampiran A dan salinan kad waranti di Lampiran B.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
NURUL AIN BINTI HASHIM
- Pengurus Cawangan, Pusat Servis Baiki Rapi
Tukar perenggan 4 ikut masalah anda
| Masalah | Ayat permintaan |
|---|---|
| Barang rosak semasa dihantar | "Saya memohon pihak tuan menggantikan barang tersebut atau memulangkan bayaran penuh." |
| Caj yang tidak dijangka dalam bil | "Saya memohon pihak tuan menyemak semula caj tersebut dan mengeluarkan bil yang telah dibetulkan." |
| Juruteknik tidak datang pada tarikh temu janji | "Saya memohon tarikh temu janji baharu secara bertulis dalam tempoh tujuh hari dari tarikh surat ini." |
Contoh surat jemputan rasmi
Bila guna: menjemput tetamu kehormat merasmikan, menyampaikan ucapan atau hadir ke majlis.
Untuk penerima bergelar, kata hormat dan gelaran ditulis sebelum nama dalam alamat, dan dipakai sama dalam salam dan isi surat. Garis panduan UMK menyenaraikan rujukan hormat yang konsisten sebagai sebahagian isi surat.
Penerima dalam contoh surat jemputan majlis ini bergelar Datuk. Bagi Datuk daripada darjah persekutuan (PJN atau PSD), panggilannya Yang Berbahagia (YBhg.). Senarai panggilan hormat ada dalam Surat Pekeliling Am Bil. 4 Tahun 2014 tentang panggilan hormat. Senarai dalam pekeliling itu untuk darjah kebesaran persekutuan.
Dewan Orang Ramai Bukit Melur,
Jalan Bukit Melur 1,
28990 Bandar Bukit Melur,
Pahang
Pengerusi,
Yayasan Warga Sihat Melur,
No. 3, Jalan Damai 5,
28990 Bandar Bukit Melur,
Pahang
Yang Berbahagia Datuk,
JEMPUTAN MERASMIKAN HARI KELUARGA KELAB REKREASI WARGA EMAS BUKIT MELUR 2026
Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk. Bagi pihak Kelab Rekreasi Warga Emas Bukit Melur, saya dengan sukacitanya menjemput Yang Berbahagia Datuk untuk merasmikan Hari Keluarga kelab kami.
Majlis akan diadakan pada hari Sabtu, 12 Disember 2026, di Taman Rekreasi Tasik Melur. Pendaftaran bermula jam 8.00 pagi dan upacara perasmian dijadualkan pada jam 9.00 pagi.
Hari Keluarga ini menghimpunkan kira-kira 150 orang ahli kelab bersama keluarga mereka. Atur cara ringkas majlis disertakan di Lampiran A.
Kami amat berbesar hati sekiranya Yang Berbahagia Datuk dapat memberikan jawapan sebelum 20 November 2026 supaya persiapan majlis dapat diatur dengan sempurna.
Kesudian Yang Berbahagia Datuk kami dahului dengan ucapan terima kasih.
Yang benar,
SITI MARIAM BINTI AHMAD
Setiausaha
Kelab Rekreasi Warga Emas Bukit Melur
- Pengerusi, Kelab Rekreasi Warga Emas Bukit Melur
Jemputan lain
Untuk jemputan menyampaikan ucapan atau ceramah, tukar "merasmikan Hari Keluarga" kepada "menyampaikan ucapan dalam majlis ...". Tetamu tanpa gelaran cukup disapa "Tuan," atau "Puan,", dan "Yang Berbahagia Datuk" dalam isi diganti dengan "tuan" atau "puan".
Contoh surat makluman
Bila guna: memaklumkan perubahan tarikh, tempat, yuran atau keputusan kepada ahli atau pelanggan.
Surat makluman kepada ramai penerima tidak perlu alamat setiap orang. Contoh ini ditujukan kepada semua ahli dengan salam "Tuan/Puan,", merujuk notis asal, dan menyebut tarikh lama dan tarikh baharu dengan jelas.
No. 21, Jalan Kenari 7,
Taman Kenari Jaya,
45990 Bandar Tasik Kenari,
Selangor
Persatuan Peminat Kayuhan Lembah Seri Melur
Tuan/Puan,
PERTUKARAN TARIKH MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2026
Dengan hormatnya saya merujuk notis Mesyuarat Agung Tahunan 2026 bertarikh 1 Oktober 2026 yang telah diedarkan kepada semua ahli.
Dimaklumkan bahawa mesyuarat tersebut, yang asalnya dijadualkan pada hari Ahad, 15 November 2026, ditukar ke hari Ahad, 29 November 2026. Masa dan tempat kekal sama, iaitu jam 9.00 pagi di Bilik Seminar, Kompleks Sukan Tasik Kenari.
Pertukaran ini dibuat kerana bilik seminar tersebut digunakan untuk program lain pada tarikh asal. Keputusan ini dibuat dalam Mesyuarat Jawatankuasa Bil. 4/2026 pada 10 Oktober 2026.
Agenda mesyuarat tidak berubah. Tarikh akhir penghantaran usul kepada setiausaha dilanjutkan ke 15 November 2026.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
LIM WEI JIE
Setiausaha
Persatuan Peminat Kayuhan Lembah Seri Melur
Ayat ganti
- Tukar tempat, bukan tarikh: "Tarikh dan masa kekal sama. Tempat mesyuarat ditukar ke ..."
- Ditangguhkan tanpa tarikh baharu: "Tarikh baharu akan dimaklumkan melalui surat berasingan."
Keputusan menukar tarikh ini dicatat dalam contoh minit mesyuarat persatuan yang sama.
Semak sebelum surat dihantar
- Jawatan penerima betul, alamat lengkap.
- Perkara satu baris dan satu urusan sahaja.
- Perenggan pertama tanpa nombor; nombor bermula dari 2.
- Tarikh, nombor akaun, nombor tugasan dan jumlah wang sudah disemak sekali lagi.
- Lampiran berlabel sama seperti yang disebut dalam isi.
- Tandatangan, nama dan jawatan ada. Simpan satu salinan untuk rekod anda.
Sumber
- Majlis Perbandaran Alor Gajah, modul latihan "Membuat Surat Rasmi menggunakan WPS Office" (PDF).
- Universiti Malaysia Kelantan, Garis Panduan Penyediaan Surat, Memo dan Emel Rasmi (PDF, 2022).
- Jabatan Perdana Menteri, Surat Pekeliling Am Bil. 4 Tahun 2014: Panggilan Hormat dan Kaedah Penggunaannya (PDF).
Pautan disemak pada 19 Oktober 2026.